2012年 02月 09日 ( 1 )

ルーティーン化のすすめ

随分長いことごぶさたしてしまいました。書くタイミングを逃すとなかなか戻れないもので。大した内容でもないのに、それなりに気にして自縄自縛で前に進めなくなってしまった。
いろんなことが思いつき、つぶやきたかったので、そのたまったものを少しずつ出していきたい。
さすがに、バサジィの件やオリンピック代表のシリア戦のことは書く気にならないが・・・・

仕事を大量に抱えている人、勉強の仕方がわからない人もいるかと思う。私はそこにルーティーンという概念を導入すればいいと思っている。
ルーティーンとは、聞き覚えの無い人もいるだろうが、フィギュアスケートとかシンクロナイズドスイミングなどで聞いた人は多いだろう。
ルーティンワーク:基本的な動作。日常的な繰り返し行われる動作、作業。

あまり難しく考える必要は無い。私流に言えば、キーボードのブラインドタッチのようなもの。皆さんはカナ入力ですか?私は昔、かなり昔の話ですが、カナ入力でした。しかし、途中からローマ字入力に変えました。当たり前のことながら、頭の中で考えずに効率よく打つにはローマ字入力の方がいいからです。
何も考えなくても瞬間に指がポジションを追っていく。頭を使う必要は無いのです。みなさんもそうでしょう?

複雑な作業でも分業化して単純労働化にしてしまえば簡単になる。その組み合わせが多いだけだ。そして応用力。
こういうことは皆さんも子供のころにすでにやっているのです。漢字の書き取りです。漢字の辺や冠を一気に書いてその後に中身を書いたりしませんでしたか?その方が効率がいいです。誰に教わることがなくともやっているのです。ルーティン化を。

私は若い時に長編小説をいくつも読みました。今や作者と題名を覚えていてもその中身は全然覚えていないものもあります。しかし、その訓練は私に長文を読む癖を身につかせてくれました。全部を理解する必要は無いのです。一部分でも覚えていれば話の流れは繋がります。難しい言葉や地名、人名を覚えられなくても大丈夫。
専門書にしても一部を理解していれば、そこから繋がっていきます。忘れたら戻ればいいのです。

私は、今、およそ3人分の仕事をしています。しかし、余裕があります。それは作業をルーティン化しているからです。言い換えればデータベース化しているからいちいち覚える必要はないのです。忘れたら調べればいい。即答できる必要などないのです。中には何年も前の仕事を覚えている人がいますが、そういう人たちはかわいそうな人たちだなあとも思います。そんなことに頭を使うよりももっと人生を楽しむことに使うべきなのではないか?って。

作業を単純化して分割し、ルールを決め、後は、その時間割です。これがルーティン化ということなのです。3人分なので、タイミングがそれぞれあります。どれを優先すべきかが大切です。いつまでにこれを終わらせなければならない、としたら、少しずつでも前に進めておく必要があります。仕事を溜めないということも大切です。途中で突発で予期せぬ仕事が入ってくるからです。だから、何が起きても対応できるように余裕を確保しておく必要があります。それから、他人をうまく使うということも大切です。(単純化してルールを決めてしまえば他人にやらせても大丈夫です。チェックすればいいのですから。)自分が関与すべきことかすべきでないことかの見極めも大切です。ここまで関与すれば後は人任せのほうがいいという場合もありますから。
ただ、あまり人を信用しないほうがいいですが。クオリティが落ちますから。

日本の官僚的なシステムはすごいな、と思いますね。免許の更新に行った時もすごいですね。関心します。あれだけの大人数を効率よく短時間で処理するために
作られたシステムです。トップダウンだけではあれは作れません。

お役所もそうですし、中央省庁にしてもそうです。もっと広げれば日本人すべてに言えることです。ルールを決めてそれを守ることでスムーズに物事が進んでいく。なぜ、誰もそのルールを守るのか。それは守るほうが住みやすいからです。
ただ、時代が過ぎ、本質が変わってしまっても相変わらず意味の無いことを効率よくやっていることが多いから役人は駄目なのです。誰かがかき回さないと腐ってしまうのです。

私が言っているのは自分で作ったシステムです。自分がコンピュータに指示して使ってやっていることです。他人が作ったシステムでコンピュータに使われている人とは本末転倒、まるで違う次元の話です。誤解の無いように。
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by worsyu | 2012-02-09 12:39 | ひまネタ | Comments(0)